Saksdokumenter ekstraordinær generalforsamling 25 januar 2024

Her er saksdokument samt vedlegg til ekstraordinær generalforsamling 25 januar. Vi oppfordrer alle til å delta på møtet neste uke da prosjektet har betydning for Vellets økonomi og innebærer derfor økt kontingent/ekstra innbetaling per husstand hvis vedtatt.

https://www.sydskogen.no/wp-content/uploads/2024/01/Ekstraordinaer-Generalforsamling_saksdokument_250124.pdf

https://www.sydskogen.no/wp-content/uploads/2024/01/Ekstraordinaer-Generalforsamling_vedlegg-1_250124.pdf

https://www.sydskogen.no/wp-content/uploads/2024/01/Ekstraordinaer-Generalforsamling_vedlegg-2_250124.pdf

https://www.sydskogen.no/wp-content/uploads/2024/01/Ekstraordinaer-Generalforsamling_vedlegg-3_250124.pdf

Godt nytt år (og kommende snøfall)

Kjære beboere på Sydskogen,

Det har snødd mye, og mer skal falle når vi nå går inn i et nytt år.

Vi håper alle som eier biler kan huske på å måke bilen sin og snøen rundt slik at brøyteren får med seg mest mulig.
Det er også lurt å avtale tidspunkt hvor man i sin grend sammen kan rydde vekk snø.
Husk gjerne å måke ved garasjeporten din, slik at brøytekantene ikke blir forferdelig harde når vi går fra mye snø til mange minusgrader.

Det er svært begrenset med steder vi kan gjøre av snøen. Vi ber om forståelse for at brøyteren gjør sitt absolutt ytterste.

Vi håper også at alle får en fin nyttårsaften og feiring! 🎆🎇

Vi minner om at oppskyting av fyrverkeri i bebygget område er sjeldent en god idè – tidligere har jordet oppe i Tors vei vært en yndet plass for oppskyting.

Vi minner samtidig om at alle er ansvarlige for å rydde opp etter seg, vi håper at de som skyter opp fyrverkeri tar ansvar for dette.

Med ønske om en god og trygg nyttårsfeiring💫

Innkalling ekstraordinær generalforsamling 25.1.2024

Dato:                Torsdag 25.1.2024

Tidspunkt:        kl 20:15                       

Møtested:         Sydskogen Grendehus

Se detaljer i dokumentet nedenfor, eller her.

Tidspunktet er basert på at grendehuset har mye utleie, og det er ikke lett å finne bedre tidspunkt.

Fullmaktsskjema

Parkering

Når vinteren kommer, så byr mangelen på nok parkeringsplasser på Sydskogen på ekstra problemer.

På Sydskogen så har vi vedtektsfestet at man kun skal parkere på oppmerkede plasser. Vedtektene sier «Parkering på Sydskogen vels fellesarealer skal kun skje på oppmerkede felter». Dette gjelder da altså oppmerkingen på felles parkeringsområder.

I tillegg, så er det mulighet for parkering langs de kommunale veiene Tors vei og Odins vei, med unntak av der det er skiltet parkering forbudt av kommunen selvfølgelig.

På grendehuset kan man benytte parkeringen mellom kl 17-07 på ukedagene, og i helgene bortsett hvis det er skiltet om noe annet ved utleie. Det er viktig at dette respekteres, da parkeringsplassene er utleid til kommunen på dagtid.

Det aller beste vi alle kan gjøre når det gjelder mangel på parkeringsplasser, er å bruke garasjene sine til parkering av bil. Vedtektene sier «Fellesgarasjer skal holdes i en slik stand at de kan benyttes som parkeringsplass for biler».

Men hvis garasjen din allerede er i bruk til en av din husstands biler, så oppfordres det til å bruke sunn fornuft og ta hensyn til andre når man parkerer.

Langs Tors vei så oppfordres det sterkt til å parkere på de nylige anlagte parkeringene som strekker seg som oppmerket i grønt på dette bildet. Her er som dere vet veien litt bredere, fordi vi har anlagt parkering ut mot grøften, langs bilveien. Det bør være unødvendig å parkere langs Tors vei utenom disse stedene, da blir veien veldig smal for alle andre kjørende, og det skaper noen steder problemer med at man sklir ut av veien mot jordet eller blir presset ut i grøften. Spesielt ved de røde markeringene på vedlagt bilde så oppfordrer vi sterkt at det ikke parkeres.  (Kartet viser kun hvor Sydskogen Vel ønskes at det parkeres (og ikke parkeres) langs Tors vei, man må alltid forholde seg til skilting fra kommunen i tillegg.) Husk at bilen som skal vike og vente er den som har hindring på sin side av veien, igjen, mange opplever å bli presset ut i grøften der det ikke er plass til to biler.

I Odins vei er det også satt opp skilt av kommunen som viser hvor det ikke er lov til å parkere. Det er enkelte steder langs Odins vei dette forbudet ikke gjelder, og da kan man være obs på det hvis man er nødt til å parkere langs veien. Vi vet at det ofte er kaos opp bakkene til skolen på vinteren, så det beste er å parkere på felles parkeringsplasser.

Det vil selvfølgelig være litt mer vanskelig i vinter å parkere godt inn på plassene markert i grønt, selv om det skal brøytes av kommunen der også. Alle har en snøskuff man kan forsøke å benytte seg av når dette skjer. Fellesdugnader med snørydding kan også være en ide for de grønne områdene, noe som vil gjøre at man kan parkere lengre ut av veien.

Siden det er trangt om plassen når det gjelder parkering på Sydskogen, så håper vi at alle kan forholde seg til informasjon ovenfor, gjøre sitt beste, og bidra til felleskapet. Vi håper på å se en forbedring i parkering-situasjonen basert på dette. Parkering i velet er tillitsbasert. Vi oppfordrer alle til å etterfølge regler i henhold til vedtekter slik at ytterligere tiltak ikke blir iverksatt.

Faktura sendt ut for Vel kontingent

Det har nå blitt sendt ut faktura for vel kontingent.

Alle skal ha fått den på e-post.

Velkontingenten faktureres etterskuddsvis, så denne gjelder for perioden 1.4.23 til 30.9.23.

Avsender er «Sydskogen Vel» <noreply@via.tripletex.no>

Ta kontakt med oss i Sydskogen Vel hvis du har noen spørsmål.

Vi trenger kandidater til ny Styreleder

📌Hei alle beboere i Sydskogen Vel.📌

På årets Generalforsamling i mai må det velges ny Styreleder i Sydskogen vel, fordi nåværende leder avtrer.

Vi har tidligere utlyst stillingen, men har ikke fått inn kandidater.

Derfor velger vi nå å utlyse dette vervet på nytt, med økt honorar fra 50 000 kr pr år til 75 000 kr pr år. Opplæring vil bli gitt.

Man kan melde sin interesse eller tipse oss om kandidater direkte via melding eller e-post.

❗️Vi anbefaler at alle involverer seg i å finne en kandidat, da det ellers vil medføre betydelige økte kostnader hvis vi må ansette ekstern kandidat❗️

⏱Frist for å melde sin interesse er 14. mai 2023.⏱

Oppgaver og ansvar består av blant annet:

• Kalle inn til styremøter og ha jevnlig kontakt med alle styremedlemmene (min. 5 styremøter pr. periode)

• Tals- og kontaktperson for organisasjonen

• Ansvarlig for innkommende (e)post

• Fordeler oppgaver mellom styremedlemmene

• Følge opp de ansvarlige for styrets arbeidsplan og ser til at arbeidet er i rute

• Skape entusiasme, gir skryt og tilbakemelding, kritiserer

• Er ansvarlig for alle viktige dokumenter i organisasjonen

• Overordnet ansvarlig for å skrive søknader og for å inngå økonomiske avtaler

• Overordnet ansvarlig for økonomien og for at budsjettet overholdes

På forhånd takk til alle som hjelper til med å finne en ny leder, eller selv melder sin interesse.

Velkontingent

Velkontingent for Sydskogen Vel er nå sendt ut via e-post til alle. Avsender er Sydskogen Vel «noreply@via.tripletex.no».

Sjekk spam-folderen din hvis du ikke ser at du har mottatt e-posten, og gi beskjed til admin@sydskogen.no hvis du lurer på noe. Det er noen få husstander som vil få fakturaen i postkassen, men de aller fleste har fått den via e-post.

Kontingent er 3290 kr som vedtatt på ekstraordinær Generalforsamling 21.9.22.

Det faktureres Velkontingent etterskuddsvis hver vår og høst. Kontingenten dekker i hovedsak snøbrøyting, fiberaksess fra Viken Fiber og vedlikehold av velets fellesarealer.
Medlemskapet i Sydskogen vel er obligatorisk og følger husstanden. Meld derfor fra til styret ved eierskifte.

Hageavfall hentes av kommunen onsdag 19. april

Til info: Hageavfall vil bli hentet av kommunen onsdag 19. april. (Datoen ser man i Renovasjonskalenderen).

Kanskje man kan planlegge dugnad i grender og arbeid i egen hage basert på denne datoen?

Hageavfallet må enten samles i klare sekker, papirsekker eller i bunter. Ikke bruk sekkene som er beregnet til plastemballasje.

Hageavfallet må plasseres lett tilgjengelig ved veien der renovasjonsbilen kjører, og senest kvelden før innsamlingsdagen.

Slik ønsker vi hageavfallet ditt:

Kvist og greiner buntes godt med solid hyssing eller tau (helst av typen sisaltau, ikke ståltråd eller gavebånd).

Løv og lignende legges i sekker (ikke stein og jord).

Maks lengde på bunten er 2 meter.

Maks tyngde per bunt eller sekk er 20 kg.

Ikke legg ut bygningstreverk, store trær eller røtter – det må leveres på gjenvinningsstasjonen.